育児と仕事を両立するママのための「すぐ使える仕事のメールの書き方」7選

子どもの発熱や保育園の呼び出し、予防接種や行事——ワーママの毎日は予測不能。

そんなときでも、先方に失礼なく、かつ最短で用件が伝わるメール文が手元にあれば安心です。

最低限守っておけば失礼にならない！メールの共通ルール

メールでのコミュニケーションは、文章でのやり取りになるので、素早く理解でき、認識のズレや誤解を生じさせないことが求められます。

上司や取引先など受け取り手に失礼のない内容にするなど細かい表現も大切ですが、まずは最低限の5つのルールを押さえておきましょう。

1. 結論を先に

「本日欠勤します／10時までに出社します／在宅へ切り替えます」など、このメールで何を伝えたいのか読み手がわかるように記載します。
メールのチェックの頻度は人によって異なりますので、メールの件名もすぐに読んでもらいたい場合は【重要】と書いたり、「本日の出社時刻変更のお願い」などメールを読まなくてもおおまかな内容が理解できるようにしておくと親切です。

2. 必要情報を最短で伝える

日付、対象の予定（会議名・案件名）、影響範囲、代替案、連絡先など必要な情報を漏れなく記載します。
箇条書きで見やすさを意識したり、リンクを挿入してすぐに対応できるように工夫するとベストです。

3. 代替案・要望を必ず添える

リスケ候補、代理、資料先送り、オンライン参加など、結論の結果どうしたいのか自分の意見を伝えます。代替案が分からない場合、判断を仰ぐ必要がある場合は、その旨を伝えましょう。

4. トーン設計

社外に送る場合は、丁寧かつ簡潔さを意識し、社内の場合は簡潔かつ補足内容（進捗・格納先・代理など）を漏れなく伝えるようにしましょう。

5. プライバシーへの配慮

子の病名などは「体調不良」程度で十分で、詳細は書かなくて問題ありません。あくまでも仕事上の連絡なので、パーソナルな情報は最小限にメールを送りましょう。

仕事のメールの例文（体調不良、遅刻など）

ここからは、働くママによくある状況に合わせて7つの例文を紹介します。社内向け、社外向けどちらも用意しているので、この例文を元にアレンジしてお使いください。

1. 欠勤（子どもの体調不良など）

件名例

本日の勤務について（欠席のご連絡／｛氏名｝）

【急ぎ】本日欠勤のご連絡（{氏名}）

社内向け

{部署} {ご担当者名} 様
お疲れ様です、{氏名}です。
子どもの体調不良により、本日{日付}は欠勤いたします。
進行中の{案件名／タスク}は、{対応状況（例：資料は共有フォルダに格納、〇〇さんに引き継ぎ済み）}です。至急のご連絡は{電話／チャット}にてお願いいたします。
ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

社外向け

{会社名} {役職} {相手の氏名} 様
いつもお世話になっております。{自社名／部署}の{氏名}です。
急なご連絡となり恐れ入りますが、家庭の事情により本日{日付}は終日不在となります。{案件名}につきましては、至急のご用件は{社内の代理人（氏名・連絡先）}までご連絡いただけますと幸いです。
ご不便をおかけし申し訳ございません。何卒よろしくお願い申し上げます。

2. 遅刻（登園トラブル・受診等で出社遅延）

件名例

本日の出社時刻について（{氏名}）

【遅延連絡】{到着見込み時刻}頃の出社予定（{氏名}）

社内向け

{部署} {ご担当者名} 様
お疲れ様です、{氏名}です。
登園対応のため、本日の出社が{到着見込み時刻}頃となります。
{朝会／定例}は{オンライン参加／議事録後追い}で対応します。緊急の件は{電話／チャット}でご連絡ください。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

社外向け

{会社名} {相手の氏名} 様
お世話になっております。{自社名}の{氏名}です。
本日、私用により出社が遅れており、{対応時刻}以降にご連絡可能です。至急のご要件は{代理連絡先}へお願いいたします。
ご不便をおかけし恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

3. リスケ（子どもの体調不良で打合せ変更）

件名例

• {日付・会議名} 日程変更のお願い（{氏名}）

• 【お願い】打合せリスケのご相談／{案件名}

社内向け

{ご担当者名} 様
お疲れ様です、{氏名}です。
子どもの体調不良により、本日予定の{会議名}（{開始時刻}〜）の参加が難しい状況です。
【代替案】
・{第1候補：日付/時刻}
・{第2候補}（オンライン可）
・事前に資料のみ共有し、{氏名}さんに進行を依頼（私から要点を送付）
ご迷惑をおかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。

社外向け

{相手の氏名} 様
いつもお世話になっております。{自社名}の{氏名}です。
急で恐縮ですが、家庭の事情により本日のお打合せの延期をご相談させてください。
【候補日】{第1候補／第2候補}（オンライン可）
直前のお願いとなり誠に恐れ入りますが、ご都合のよいお時間をお知らせいただけますと幸いです。

4. 早退（保育園からの呼び出し）

件名例

本日{時刻}より早退いたします（{氏名}）

【至急】本日早退のご連絡（{氏名}）

社内向け

{ご担当者名} 様
お疲れ様です、{氏名}です。
保育園から呼び出しがあり、本日{時刻}に早退いたします。
未対応の{タスク名}は、退勤前に進捗メモを{場所}へ格納します。緊急の際は{連絡手段}へお願いします。
ご不便をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

社外向け

{相手の氏名} 様
いつもお世話になっております。{自社名}の{氏名}です。
本日、私用により{時刻}以降の対応が難しい状況です。至急のご用件は{代理名・連絡先}までご連絡ください。
ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

5. 在宅勤務への切り替え（登園不可・通院待機）

件名例

本日の勤務形態について（在宅勤務へ切替／{氏名}）

【連絡】本日はリモート対応となります（{氏名}）

社内向け

{ご担当者名} 様
お疲れ様です、{氏名}です。
子どもの都合により、本日{日付}は在宅勤務へ切り替えます。オンラインで{対応可能時間帯}は即時対応できます。
{会議名}は{会議URL}から参加します。資料は{格納先}にアップ済みです。よろしくお願いいたします。

社外向け

{相手の氏名} 様
お世話になっております。{自社名}の{氏名}です。
本日は在宅勤務につき、電話は折返しとなる場合がございます。メール・オンライン会議での対応は通常どおり可能です。ご不便をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

6. 中抜け（健診・予防接種・行事での一時離席）

件名例

{日付}の在席時間について（{氏名}）

【中抜け連絡】{時刻}〜{時刻}（{氏名}）

社内向け

{ご担当者名} 様
お疲れ様です、{氏名}です。
本日{時刻}〜{時刻}の間、子どもの{健診／行事}のため一時離席します。
不在中の連絡はメールでいただければ、復帰後すぐ対応します。至急は{代理／連絡先}へお願いいたします。

社外向け

{相手の氏名} 様
いつもお世話になっております。{自社名}の{氏名}です。
本日{時刻}〜{時刻}は私用により電話が取りづらいため、メールでご連絡いただけますと助かります。確認次第、順にご返信いたします。

7. 保育園の休園・学級閉鎖等で急な在宅／休み

件名例

【急ぎ】勤務体制変更のご連絡（{氏名}）

本日の対応について（園休園に伴う在宅／欠勤）

社内向け

{ご担当者名} 様
お疲れ様です、{氏名}です。
保育園の急な休園により、本日{日付}は{在宅勤務／欠勤}で対応させてください。
可能な範囲でオンライン対応しますが、会議は{リスケ候補}に変更をお願いします。タスク整理は{場所}に記載しました。
直前のご連絡となり申し訳ありませんが、何卒ご容赦ください。

社外向け

{相手の氏名} 様
いつもお世話になっております。{自社名}の{氏名}です。
本日、家庭の事情により即時の電話対応が難しい状況です。メールは確認可能ですので、要点をお送りいただけますと助かります。
日程変更が必要な場合は、{第1候補／第2候補}をご提案いたします。ご不便をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

読みやすいメールの件名のコツ

メールは、件名→本文の流れでチェックされます。そのため、本文をしっかりと読んでもらうために件名で本文の要点や緊急度を伝えることが重要です。

・結論＋対象＋氏名
例）「本日欠勤のご連絡（山田）」「打合せリスケのお願い／A案件」

・急ぎは明示する
例）「【急ぎ】本日の勤務について」「【重要】〇〇社契約に関する変更事項」
※むやみに多用しないことが必須

ビジネスシーンのメールに関して、感情的な文面や長すぎるもの、詳細過多（病名や家族の個人情報は不要）はNGとなります。簡潔に要点をまとめ、詳細の説明は口頭や対面で伝えましょう。

メールに関するよくあるQ＆A

Q1：電話とメール、どちらを先に？
A：原則、メールのチェックはリアルタイムでできるとは限らないため、急ぎは電話→補足をメールの順にするとベストです。ただし、社外は相手の稼働時間も配慮して最短で到達する手段を選びます。
現在は社内チャットなどの活用も増えているので、社内ルールに準じて選択してください。

Q2：メールに添える代替案が思いつかない…
A：最低でも「候補日時2つ」「代理の連絡先」「資料の先出し」のいずれかは提示するようにしましょう。
状況次第で代替案が異なる場合などは、再度連絡する旨を記載し、この後どうなるか、どうするかを明確にしましょう。

Q3：どこまで書く？
A：個人情報は最小限にしましょう。理由に関しては、「家庭の事情」「体調不良」程度で十分です。詳細を聞かれたら口頭で、必要な人にだけ伝えるようにしましょう。

Q4：急な変更の繰り返しで心苦しい
A：「体制の見直し提案（在宅比率／会議時間帯の固定）」を上長へ相談してみましょう。
特に、子どもが小さい場合は、体調不良、悪天候など予測できない事態によってイレギュラーな対応が多く発生します。メール末尾に一文添えておくと、後日相談の場が作りやすくなります。

例）「同様の事態が続いており、業務影響を最小化するため勤務体制の見直しをご相談させてください。」

まとめ

メールでの連絡は便利な反面、どのような文章を書けば良いのか迷い、時間がかかってしまうこともあります。顔が見えないからこそ、気を遣い悩んでしまう人もいるでしょう。

急な欠勤や遅刻などは、子育て中のママには避けられないものです。

いざというときに、今回のメール例文を参考にして、スムーズに社内外の方と連携を取ってくださいね。

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